Condiciones de contratación
Las condiciones del contrato de viaje entre cada viajero, grupo de viajeros o agencia de viajes (a partir de ahora «cliente/s») y la agencia de treks y viajes Plan Himalaya Pvt. Ltd. (a partir de ahora «Plan Himalaya») con Licencia de Turismo número 1454 y Registro de Empresa número 94196/068/069, domiciliada en Tokha Road 8, Gongabu, Kathmandu, Nepal, se rigen de acuerdo a lo siguiente:
1- Formalización de contrato
Una vez se haya acordado entre los clientes y Plan Himalaya el itinerario y el formato final en que se vaya a realizar el viaje se considerará que dicho viaje está aceptado por ambas partes y queda legalmente contratado de la siguiente manera:
- Una vez que los clientes confirmen por correo electrónico, whatsapp o cualquier medio de comunicación escrito la aceptación del itinerario de viaje descrito en el documento, Plan Himalaya volverá a enviar este itinerario con el estado «confirmado» en el documento. A partir de este momento, el viaje es aceptado y los clientes y Plan Himalaya están bajo contrato y Plan Himalaya está comprometida a llevar a cabo este viaje siempre y cuando se satisfagan los pagos requeridos para el mismo de acuerdo con el punto 2.
2- Pago del viaje
Para los viajeros particulares:
- Un pago por adelantado mediante transferencia bancaria del 40% del valor total del viaje como reserva en firme.
- Un pago del 60% restante en metálico una vez aterrizados en el lugar de destino y antes de empezar el viaje.
Para las agencias de viajes:
- Un pago por adelantado mediante transferencia bancaria del valor total del viaje unos 45 días antes del inicio del viaje.
Estas condiciones son las condiciones estándar, sin embargo, tanto los porcentajes como los periodos y formas de pago pueden ser acordados de otra manera por ambas partes en cada caso particular.
Los precios publicados por Plan Himalaya son en US$. La mejor opción será pagar en dicha moneda, pero en caso de querer pagar en otra divisa, el cliente puede solicitarlo y Plan Himalaya realizará la conversión de acuerdo a los tipos de cambio oficiales. El precio con la nueva divisa deberá ser aprobado por los clientes.
3- Precio del viaje
El precio total del viaje por persona viene estipulado en el documento final de viaje aceptado por ambas partes.
En el caso de que por situaciones extraordinarias se previeran variaciones significativas en los costes, tarifas, tasas o impuestos de cualquiera de los elementos que se incluyen en un determinado viaje, Plan Himalaya se reserva el derecho de revisar el precio dado. En el caso de que hubiera una variación significativa del precio final, Plan Himalaya lo notificará al cliente con una antelación mínima de 35 días antes del inicio del viaje.
En caso de que el cliente no acepte dicho incremento de precio, tiene derecho a cancelar el contrato y comunicarlo a Plan Himalaya durante las siguientes 72 horas de recibir dicha notificación. En dicho caso, Plan Himalaya reembolsará las cantidades pagadas de acuerdo con la política de cancelación estipulada para las cancelaciones efectuadas antes de los 30 días del inicio del viaje.
Los precios son válidos durante un año a partir de la fecha en la que el viaje está previsto inicialmente.
4- Modificación del programa de viaje
El cliente puede modificar cualquier detalle del viaje incluso después de la confirmación del mismo. Plan Himalaya hará lo posible para realizar la modificación solicitada en la medida de lo posible o aconsejar una alternativa mejor.
Si, como sería previsible, las modificaciones impliquen un cambio en el precio final del viaje, este se notificará al cliente que deberá aceptarlo. En este caso, se extenderá un nuevo documento de viaje que anulará cualquier documento de viaje con fecha anterior.
Todas las condiciones del viaje pueden verse alteradas por condiciones ajenas a Plan Himalaya y, especialmente, en lo que se refiere a las condiciones meteorológicas que pueden alterar rutas y vuelos. Ver los puntos 8 y 9.
Si, dentro de un viaje ya está en marcha, uno o varios componentes de un grupo deciden no seguir el programa estipulado en el itinerario contratado, queda entendido que quedan fuera de la responsabilidad de Plan Himalaya durante su ausencia.
5- Cancelación
Los clientes están en su derecho de cancelar un viaje una vez éste haya sido ya reservado y efectuado el primer pago. Los reembolsos de los pagos efectuados se realizarán de acuerdo a la siguiente política de cancelación:
NOTA: Las cantidades o las reservas ya realizadas por Plan Himalaya a terceros proveedores como compañías de vuelo, hoteles, etc. podrían depender de condiciones de cancelación particulares de cada proveedor.
- Cancelación para el viaje o trek completo:
- Cancelación anterior a 31 días previos al inicio del viaje: se retorna el 100% del importe efectuado descontando una tasa de US$70 por viajero en concepto de las tramitaciones realizadas i la transferencia bancaria.
- Cancelación entre 30 y 8 días previos al inicio del viaje: se retorna el 50% del importe efectuado.
- Cancelación entre 7 días previos y el inicio del viaje o durante el mismo: no se retorna ningún importe
- Política de cancelación en caso de anulación de una parte del grupo:
- El precio total «por persona» varía en función del número de personas que componen el grupo. Si en un viaje formado por un grupo de viajeros un componente (o más) de dicho grupo cancela su participación, el precio «por persona» de los componentes que sí viajan varía. Habrá que estudiar cada caso particularmente tanto a lo que se refiere al nuevo precio por persona como a la parte que se pueda reintegrar los componentes que cancelan su participación.
- Cancelación para el viaje o trek completo:
6- Cesión de plaza
En el caso que un viajero no pueda realizar el viaje, podrá ceder su plaza en el mismo a una persona que reúna todas las condiciones requeridas para el mismo. La cesión deberá ser comunicada por escrito a Plan Himalaya lo antes posible. Esta cesión no incurrirá en ninguna variación del precio mientras no varíen las condiciones de la plaza, especialmente en lo que se refiere al régimen de alojamiento.
7- Alojamiento
Los precios están basados en los alojamientos detallados en el plan en régimen de habitación doble con desayuno si no se indica lo contrario.
Plan Himalaya reserva con antelación todos los alojamientos (exceptuando los lodges/tea-houses durante los treks) y se reconfirman todos justo antes de empezar el viaje y durante el mismo. S por circunstancias ajenas a Plan Himalaya no fuera posible alojarse en el establecimiento citado, se ofrecerá un alojamiento de características similares sin coste añadido.
8- Condiciones del viaje
En el web de Plan Himalaya hay publicada información bastante completa respecto a los destinos, sus características, su infraestructura referente a carreteras, alojamientos, medios de transporte, el clima, los precios y un conjunto de consejos e información de viaje. Plan Himalaya encarece a los viajeros a leer esta información, sin embargo, esta información no es legalmente vinculante.
Así mismo, el viajero ha sido informado de las características propias del viaje contratado y siempre debe ser consciente de que en el terreno en que nos movemos, como es el Himalaya y los países que configuran su entorno, las condiciones meteorológicas pueden condicionar la prestación de los servicios en los términos contratados y de la posibilidad de que el itinerario se vea alterado, ya sea por imposibilidad de realizar un traslado o actividad del programa, como para garantizar la seguridad del viajero.
El viajero o la agencia de viajes entiende dicha información y entiende que la ruta y los servicios contratados se puedan ver condicionados por las razones de fuerza mayor expuestas.
9- Incumplimiento de servicios
Plan Himalaya es responsable de la correcta ejecución de todos los servicios de acuerdo con el programa de viaje.
- En el caso de que algún servicio no pueda ser efectuado de acuerdo con el plan previsto o en las condiciones previstas y sea ocasionado por un problema que sea responsabilidad de Plan Himalaya, Plan Himalaya se compromete a solucionar dicho problema de la forma más satisfactoria posible y de acuerdo con los clientes sin que ello ocasione costes añadidos.
- En el caso de que, por condiciones meteorológicas adversas, terremotos, problemas de infraestructuras, huelgas, situaciones de conflicto armado, o cualquier otra situación de fuerza mayor, grave e inevitable, y que no sea responsabilidad de Plan Himalaya algún servicio no pueda ser efectuado de acuerdo con el plan previsto o en las condiciones previstas, Plan Himalaya se compromete a solucionar dicho problema de la forma más satisfactoria posible y siempre de acuerdo con los clientes, teniendo en cuenta que, si hubiese costes extraordinarios, estos deberán ser asumidos por estos.
10- Documentación Necesaria
Plan Himalaya es una agencia receptora (in-bound) localizada en Nepal y no puede hacerse responsable del viaje internacional desde el punto de origen de los viajeros hasta el primer punto de contacto descrito en el programa correspondiente. Por tanto, los clientes son los responsables y deberán revisar que se tienen todos los documentos necesarios (pasaporte, visado, etc.), que están en regla y son válidos para dicho viaje. Merecen un cuidado especial los documentos de niños y jóvenes menores de edad.
En caso que sea denegada la entrada en el país o se produzca un retraso relevante debido a falta de documentos o que estos no estén en regla, Plan Himalaya puede intentar facilitar asistencia al viajero, pero en ningún caso será considerado como responsable de dicho problema y el cliente deberá asumir los gastos adicionales en que se pueda incurrir.
Para los viajes internacionales que se efectúen dentro de un itinerario de Plan Himalaya (normalmente Bhutan y Tíbet), Plan Himalaya verificará que toda la documentación es correcta y válida.
Plan Himalaya ofrece información bastante exhaustiva y actualizada de los documentos y requisitos necesarios para cada destino. Sin embargo, esta información no es legalmente vinculante y se recomienda revisar por parte del viajero la información oficial respectiva, ya sea en las webs oficiales o en los consulados respectivos.
11- Vuelos
Como se especifica en el punto 10, Plan Himalaya no contrata los vuelos internacionales de los viajeros desde su punto de origen y de regreso. Sin embargo, puede ocasionalmente ofrecer asistencia para la compra de billetes de vuelo online si el viajero tuviera problemas en su obtención.
Plan Himalaya sí se hace cargo de los billetes de avión de los vuelos interiores y para los vuelos internacionales dentro del plan de viaje como son los de Sikkim, Bhutan y Tíbet.
12- Seguro de viaje
Plan Himalaya recomienda a los viajeros la contratación en su país de origen de un seguro de viaje que incluya asistencia médica, repatriación, cancelación de servicios, etc. de acuerdo con la elección y necesidad de cada viajero.
En el caso de que el viaje incluya un trek por zonas montañosas del Himalaya, Plan Himalaya considera para la mayoría de itinerarios la obligatoriedad de un seguro que incluya rescate en montaña, incluido rescate en helicóptero hasta una cota de 5.500 metros de altitud (dependiendo del itinerario). En caso de necesidad, Plan Himalaya facilitará al viajero el contacto con la compañía de seguros y cualquier asistencia que posibilite la buena atención para cada caso concreto, entendiendo que ello puede ocasionar algún coste extraordinario que deberá ser resuelto por el viajero. Plan Himalaya se compromete a facilitar toda la documentación necesaria requerida por la compañía de seguros correspondiente.
Plan Himalaya requerirá de sus clientes los números de póliza de seguro y los teléfonos de contacto correspondientes para poder agilizar los trámites en caso necesario, ya sea para los seguros de viaje voluntarios como los seguros de rescate obligatorios.
IMPORTANTE: En caso de que el cliente no obtenga ningún seguro de asistencia de viaje, decida prescindir del seguro de rescate en montaña o estos no sean válidos por cualquier motivo, el viajero es el único responsable ante cualquier eventualidad y implícitamente descarga a Plan Himalaya de cualquier responsabilidad en caso de necesidad de asistencia.
13- Desacuerdo y amparo legal
Si ante cualquier eventualidad no hubiera acuerdo posible entre el cliente y Plan Himalaya, siendo Plan Himalaya una compañía nepalí, la autoridad competente para la resolución del conflicto es la Administración de Justicia de Nepal.
NOTA: Algunos viajes pueden tener condiciones especiales
NOTA sobre las decisiones de los guías de montaña: Los guías siempre intentan velar por la seguridad y la confortabilidad de un trek, así como atenerse a la legalidad en cuanto a permisos y recorridos. Es por ello que es imprescindible seguir sus decisiones, y aunque naturalmente se pueden discutir, el guía tendrá la última palabra que tomará en función de cómo valora una situación dada y al viajero. En caso de discrepancia profunda se puede contactar con la oficina en Kathmandu para dirimir y consensuar cualquier asunto sobre el terreno y tratar de encontrar la solución óptima en cada caso.
Sin embargo, si el cliente opta por no seguir las directrices ni del guía ni de Plan Himalaya, se considera que el contrato queda roto y la responsabilidad de la agencia ante cualquier eventualidad que pueda ocurrir queda anulada a partir de este momento.
NOTA sobre el peso que cargan los portadores: En nuestros treks la limitación de peso que cada excursionista puede pasar al portador es de 10Kg por persona. Nos tomamos esta limitación muy en serio a fin de garantizar unas condiciones de trabajo dignas para el staff que trabaja para nosotros y, en definitiva, para vosotros. Si vemos que se supera este límite de 10Kg por persona, os requeriremos que carguéis la parte sobrante vosotros mismos o que optéis por dejar parte del material, seguro que no imprescindible, junto con el que ya dejáis en el hotel.